شماره ثبتی
عددی است که معیار شناسایی املاک از یکدیگر می باشد و ترتیب آن بسته به زمان ثبت آن ملک و مجاورین دارد بدین ترتیب اعداد کوچکتر مربوط به ثبت های نخستین و برعکس می باشد شماره ثبتی را نماینده با استناد به آخرین شماره ثبت شده در دفتر توزیع اظهارنامه اخذ می کند و در هنگام تعیین شماره برای ملک مورد تقاضا درصورتی که مجاورین آن فاقد شماره باشند برای آنها نیز بایستی شماره تعیین و در تعریف حدود ومشخصات ملک مورد تقاضا شماره های مجاورین نیز بایستی مشخص شده باشد.
سند معارض
چنانچه نسبت به تمام یا قسمتی از ملكی دو بارسند مالكیت صادر شود سند مالكیت مؤخر صدور را كه نسبت به تمام یا قسمتی ازملك صادرشده سند معارض گویند و تا زمانی كه حكم قطعی دادگاه به صحت آن صادر نشده نسبت به میزان و مورد تعارض سند معارض تلقی میشود.
(بند1 از ماده 3 لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالكیت معارض)
سندعادی
غير از اسناد مذكوره در ماده 1287 ساير اسناد عادي است. (ماده 1289 قانون مدني) اسناد عادي سندي است كه غير از اسناد رسمي باشد. (ماده 283 قوانين موقتي اصول محاكمات حقوقي مصوب 18/8/1290)
سند رسمی
اسنادي كه در اداره ثبت اسناد و املاك يا دفاتر اسناد رسمي يا در نزد ساير مأمورين رسمي در حدود صلاحيت آنها و بر طبق مقررات قانوني تنظيم شده باشند رسمي است. (ماده 1287 قانون مدني) سندي كه مطابق قوانين به ثبت رسيده رسمي است و تمام محتويات و امضاهاي مندرجه در آن معتبر خواهد بود مگر آن كه مجعوليت آن ثابت شود. انكار مندرجات اسناد رسمي راجع به اخذ تمام يا قسمتي از وجه يا مال و يا تعهد به تأديه وجه يا تسليم مال مسموع نيست. (ماده 70 قانون اصلاح مواد 13، 41، 43، 70، 111و 117 قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 7/5/1312) اسناد رسمي از قرار تفصيل ذيل است: 1ـ اسنادي كه در اداره ثبت اسناد به طوري كه قانون معين كرده ثبت يا تصديق شده باشد. 2ـ تسجيلات و تصديقات محاضر شرعيه كه مراجع عدليه‌اند در امور راجعه به آنها. 3ـ تصديقات محاكم عدليه در صورتي كه‌خارج از صلاحيت آنها نباشد و همچنين تصديقات ادارات دولتي دراموري كه راجع به آنها است در صورتي كه تصديق خارج از صلاحيت آنها نباشد. (ماده 282 از قوانين موقتي اصول محاكمات حقوقي مصوب 18/8/1290)
سند تعویضی
در اثر بی توجهی مالک یا اتفاقات غیر مترقبه از قبیل آتش سوزی یا سیل اسناد مالک غیر قابل استفاده می شوند در این صورت مالک می تواند با ارائه لاشه سند از اداره ثبت محل وقوع ملک تقاضای سند جدید را بنماید.
سردفتر
براي تنظيم و ثبت اسناد رسمي وزارت عدليه در حوزه‌هاي ثبتي به قدر كفايت دفتر اسناد رسمي تأسيس خواهد نمود. (ماده 1 قانون دفتر اسناد رسمي مصوب 15/3/1316) اداره امور دفترخانه اسناد رسمي به عهده شخصي است كه با رعايت مقررات بنا به پيشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاك كشور با جلب نظر مشورتي كانون سردفتران و به موجب ابلاغ وزير دادگستري (اکنون ابلاغ صادره از سوی رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک می باشد) منصوب و سردفتر ناميده مي‌شود. (ماده 2 قانون دفاتر اسناد رسمي و كانون سردفتران و دفتر ياران مصوب 25/4/1354)
دفتريار اول
هر دفترخانه علاوه بر يك دفتريار كه سمت معاونت دفترخانه و نمايندگي سازمان ثبت را دارا است و دفتريار اول ناميده مي‌شود مي‌تواند يك دفتريار دوم نيز داشته باشد. دفتريار به پيشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاك كشور برابر مقررات اين قانون منصوب مي‌شود. (ماده 3 قانون دفاتر اسناد رسمي و كانون سردفتران و دفترياران مصوب 25/4/1354)
دفتريار
كسي است كه سمت معاونت دفترخانه را دارا است و برحسب پيشنهاد سردفتر و تصويب وزارت عدليه انتخاب مي‌گردد (ماده 24 قانون دفتر اسناد رسمي مصوب 15/3/1316)
