هرگاه نسبت به تمام یا قسمتی از ملکی، دو بار سند مالکیت صادر شود، به سند مالکیتی که در مرتبه آخر صادر شده است، سند مالکیت معارض می گویند.در این وضعیت سندی که در ابتدا صادر شده است (سند مقدم الصدور) تا زمانی که به موجب حکم قطعی نهایی دادگاه باطل نشده باشد، معتبر است و سند مالکیت موخرالصدور نیز تا زمانی که حکم قطعی نهایی دادگاه مبنی بر صحیح بودن آن صادر نشده است، نسبت به میزان و مورد تعارض، سند معارض تلقی می شود.قانونگذار ادارات ثبت را مکلف کرده است که به محض اطلاع از وجود سند معارض نسبت به تمام یا قسمتی از ملک، فوراً مطابق با مقررات رسیدگی های لازم را انجام دهند.ماده یک آیین نامه اجرایی قانون رسیدگی به اسناد مالکیت معارض و هیات نظارت و شورای عالی مصوب سال ۱۳۵۲ مقرر کرده است:«واحدهای ثبتی مکلفند به محض اطلاع از صدور اسناد مالکیت معارض (اعم از اینکه نسبت به اصل یا حدود یا حقوق ارتفاقی باشد) فوراً به موضوع رسیدگی و مراتب را به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه ابلاغ کنند و گزارش کار را به نحوی که هیچ گونه ابهامی باقی نباشد، به هیات نظارت ارسال دارند.
دفاتر اسناد رسمی باید به محض وصول اطلاعیه ثبت محل به مواد ۴ و ۵ قانون اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض عمل کنند.هرگاه به موجب رای هیات نظارت یا شورای عالی ثبت، موضوع تعارض منتفی یا در میزان آن تغییری داده شود، باید مراتب پیرو بخشنامه قبلی به دفاتر اسناد رسمی ابلاغ شود.در نقاطی که پاسخ استعلام به وسیله ماشین‌های الکترونیکی تهیه می‌شود اطلاع لازم نیز به ماشین‌های مزبور داده خواهد شد.»نکته مهم اینکه صاحبان اسناد مالکیت معارض نیز می توانند پس از اطلاع از وجود این موضوع، جهت تعیین تکلیف به اداره ثبت محل وقوع ملک مراجعه کرده و این موضوع را اعلام کنند.پس از قبول تقاضای اعلام کننده تعارض، مسئول اداره در ابتدا دستور ثبت تقاضا را داده و وقتی را جهت مراجعه بعدی متقاضی برای معاینه محلی تعیین و اعلام می کند.رییس ثبت در نوبت تعیین شده، نماینده و نقشه برداری را تعیین کرده که همراه با متقاضی به محل وقوع ملک عزیمت می کنند تا آن فرد با راهنمایی متقاضی، حدود ملک را با حدود املاک مجاور کنترل و مقایسه کند و نقشه بردار نیز نقشه وضع موجود پلاک های مورد رسیدگی و دعوی را ترسیم و نقشه ای که نمودار حدود و موقعیت پلاک های مورد رسیدگی و دعوی باشد به نحوی که میزان تعارض در آن با رنگ خاصی مشخص شود، را ترسیم کرده و در نهایت نماینده بر اساس مشاهدات و نیز نقشه ترسیمی نقشه بردار، صورت جلسه ای را که حاوی جریان ثبتی پلاک های مورد دعوا، چگونگی وقوع تعارض، علت و میزان تعارض، تاریخ صدور اسناد مالکیت مقدم و مؤخر است را تنظیم می کند.
در مرحله بعد، نماینده صورت جلسه مذکور را به ضمیمه پرونده به رییس اداره تحویل داده و رییس اداره ثبت گزارش نماینده و صورت جلسه تنظیمی را ملاحظه می کند و با مطالعه کامل پرونده، پس از حصول اطمینان از وجود تعارض، ضمن اظهارنظر صریح مبنی بر وقوع تعارض، دستور صدور بخشنامه به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه و تهیه گزارش به ثبت منطقه را صادر می کند.سپس گزارش لازم به ثبت منطقه مربوطه به دلیل طرح موضوع در هیات نظارت به صورتی که دارای هیچ ابهامی نباشد، نوشته می شود.در این گزارش باید جریان کامل پرونده های ثبتی مربوط و مشخصات اسناد مالکیت معارض و صاحبان آنها و همچنین تاریخ صدور آنان، نوشته شده و نقشه های ترسیمی نیز به ضمیمه ارسال شود. پس از امضای بخشنامه و گزارش به ثبت منطقه توسط مسئول اداره، بخشنامه و گزارش به مراجع مذکور ارسال شده و سپس پرونده برای ضبط تا وصول رای هیات نظارت به بایگانی برگشت داده می شود. رای هیات نظارت بعد از وصول از طریق ثبت منطقه به دستور رییس اداره، ثبت دفتر اندیکاتور می شود و رای صادره برای اطلاع ذی نفع به مدت ۲۰ روز توسط متصدی امور دفتری در تابلو اعلانات ثبت محل الصاق می شود.
اگر ظرف مهلت مذکور اعتراضی واصل نشود، اداره ثبت به دارنده سند مالکیت معارض، اخطار می کند تا چنانچه نسبت به موضوع در دادگاه اقامه دعوا کرده است، گواهی طرح دعوا را ظرف مدت دو ماه از تاریخ رویت، به ثبت محل ارائه و رسید دریافت کند.ناگفته نماند که در اخطار مذکور به دارنده سند موخر الصدور اعلام می کنند که چنانچه ظرف مدت ۲ ماه گواهی طرح دعوا را ارائه نکند و صاحب سند مقدم الصدور، گواهی عدم طرح دعوا را در مدت مزبور از مرجع صالح اخذ و به اداره ثبت ارائه کند، اداره ثبت محل، بطلان سند موخرالصدور را نسبت به مورد تعارض اعلام می کند.پس از اتمام مهلت دو ماهه فوق الذکر، اگر صاحب سند معارض، گواهی طرح دعوا را ارائه نکرده و صاحب سند مقدم الصدور گواهی عدم طرح دعوا را ارائه کند، پرونده به رییس اداره ثبت ارسال شده و او پس از حصول اطمینان از صحت اقدامات انجام شده، دستور ابطال سند مالکیت معارض را صادر می کند و پرونده جهت انجام اقدامات بعدی به نماینده مربوطه ارسال می شود.نماینده ثبت مطابق با دستور رییس اداره، مراتب تعارض و ابطال سند مالکیت معارض را در ستون ملاحظات پیش نویس سند مالکیت معارض قید کرده و بخشنامه ای را برای ارایه به دفاتر اسناد رسمی حوزه ثبتی تابعه مبنی بر ابطال سند مالکیت معارض تهیه می کند و در مرحله بعدی، مراتب قیدشده در پیش نویس سند مالکیت معارض و همچنین بخشنامه را به امضای مسئول اداره می رساند.
بخشنامه پس از درج شماره به وسیله متصدی دفتر اندیکاتور به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می شود.سپس پرونده به دفتر املاک ارسال می شود تا متصدی مربوطه مراتب را در ستون ملاحظات قید کند و به امضای مسئول دفتر رسانده و سند مالکیت معارض را در صورتی که در اختیار باشد، باطل و ضمیمه پرونده کرده و بعد پرونده را جهت ضبط در ردیف مربوطه به بایگانی ارسال می کند.نکته مهم دیگری که در ارتباط با سند معارض باید به آن اشاره کرد، این است که دارنده سند معارض تا زمانی که حکم نهایی بر ابطال سند مالکیت مقدم الصدور صادر شده باشد، باید از معامله نسبت به مورد معارض اجتناب کند و صرفا می تواند حقوق خود را نسبت به ملک مذکور منتقل کند و ضمانت اجرای معامله دارنده سند معارض در فرض عدم مراجعه متعاقب اخطاریه دو ماهه یا صدور حکم نهایی مبنی بر بطلان سند، جریمه نقدی معادل یک برابر بهای معامله است.ماده ۵ لایحه راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض مقرر کرده است:«دارنده سند مالکیت معارض مادام که تکلیف نهایی سند مزبور در دادگاه معلوم نشده است، حق هیچ گونه معامله نسبت به آن را ندارد. ولی می‌تواند حقوق متصوره خود را به دیگری انتقال دهد.‌تبصره – دادگاه پس از رسیدگی های لازم هر یک از اسناد معارض را که تشخیص دهد جریان ثبتی آن بر طبق قانون و مقررات صحیحاً انجام شده است، تعیین و حکم ابطال سند دیگر را خواهد داد.»همچنین طبق ماده ۶ این لایحه، «کسی که طبق ماده فوق، ممنوع از معامله است هرگاه نسبت به ملک مزبور معامله کند، پس از صدور حکم نهایی بر بطلان سند موخرالتاریخ و با انقضای مدت دو ماه و عدم مراجعه دارنده سندی که از لحاظ تاریخ مؤخر است، به محاکم، به جریمه نقدی معادل یک برابر بهای مورد معامله محکوم خواهد شد و نیز سردفتران اسناد رسمی که با وجود اخطار اداره ثبت در مورد سند مالکیت معارض اقدام به ثبت معامله کنند، به انفصال ابد از شغل سردفتری محکوم خواهند شد.»